オンラインセミナーをZoomで行う時の留意メモ

オンラインセミナーをZoomで行うことが増えています。セミナーを行う際の自分の留意メモがあるので公開します。

セミナーを行い際に「ブレイクアウトルーム」と「画面・ホワイトボード共有」を上手く使うことがポイントだと感じます。

会議開催時の注意

• PMI（個人ミーティング ID）は公開ミーティングで使わない
• パスワードを必ず有効にする。
• 待機室を有効にする（入室時の承認を必須にする）。
• 共同ホストを設定しておくと、運用の負荷が分散できる。
• 参加者に自分のパソコンでマイクとスピーカーのテストをしてもらう。
• 参加者は名前を編集する。特にグループワークはある時は最初にグループ名とけて名前を編集する（ブレイクアウトルームが振り分けやすい）をつけておくとよい
• 万が一、Zoomが落ちた時の対応を決めておくとよい（再入室手順、LINEでやり取り…）

会議運用時の注意

• ノイズで進行が止まることがあるので、発言以外はミュート(無音)にする。参加者が制御できない時はホストが行う。
• 対面より伝えることが難しいので、聴き手は普段より大きく頷いたり、ゼスチャーをくわえるとよい。
• ギャラリービュー（みんながタイル状に映る）とスピーカービュー（発言者が大きく映る）があり、誰かを固定で表示したい時は「スポットライトビデオ」を使う
• 発言や質問時のルールを決めておくとよい。例えば「反応」で許可をもらってから、もしくはチャットで確認してから発言する。

資料の提示、ホワイトボート共有

“画面を共有“には3つのパターンがある。

画面共有

• 画面共有をした人の画面がすべて表示・共有される。
• PDFやパワポなどを共有したい時につかう。
• 「コメントをつける」でコメントをつけながら説明ができる。
• 許可をすれば、共有した人以外でもコメントをつけることができる。

ホワイトボード共有

• ホワイトボードに書いて説明したいときに使う。
• 複数人で同時にホワイトボードに書き込むことができる
• ホワイトボードは“保存”をすることで画像（PNG形式）を記録できる。
• “保存”しないと消えてしまうので注意が必要である（Zoomの設定で「終了時に自動で保存」）もできる。

ホワイトボード共有では機能に限界があるので、GoogleドライブでURL共有をしてそのドキュメントをみんなで更新し合うのがよい。

iPhone/iPad共有

iPhone/iPadでしかできないが、手元の書類などを共有したい時に使う（PCでZoomをしている場合の手元カメラのイメージ）

レコーディングの活用

• 有料版だとクラウドへの保存ができるか、基本的に自分のホストのマシンに保存したほうが、通信、容量共に安定する。
• セミナーに参加できなかった人に後で見てもらうなどの活用ができる。

ブレイクアウトルーム

• ブレイクアウトルームを使うことでグループディスカッションが可能となる
• ブレイクアウトルームへのメンバー割当は「自動」と「手動」がある。
• 「手動」の場合は、各人の名前の前にグループ名が付いていると割り当てしやすい。
• ホストは各グループに自由に参加できるが、全体の様子を一度に把握することはできない。
• 連絡方法としては「一斉通知（ブロードキャストのみ）」になるので、全体に伝えるべきことは、ブレイクアウトセッション開始前に伝える。
• 各メンバーがブレイクアウトルームを自由に退出できるが、これはできないようしておいた方がセミナー的には運用しやすい。