ポイント：迷惑メール対処、メールチェック、メールソフト、メッセージルール機能
迷惑メール対処のひとつの方法
メールのチェックをしていると、実に、いろいろなメールが来ている。ビジネス上の重要なメール、個人的なメール、購読を楽しみにしているメルマガ、いつ登録したともわからないメルマガ、広告メール、悪意を感じるような迷惑メール･･･。一日外出して、まとめてメールチェックをするときは、その量にうんざりする時がある。かといって、メールチェックを怠るわけには行かない。大切なメールには、「了解しました」とだけでも返信すべきだと思っている。ただ、このような大切なメールは、全体の２割〜３割ぐらいだと思う。残りは得体の知れないメールである。その得体のしれないメールの削除や、大切なメールをフォルダに分類する作業 は意外と時間がかかる。そこでインターネットで探してみると、少し前の記事になるが、興味深い調査結果があった。
アメリカのメリーランド大学が調査した報告によると、迷惑メールによる生産性の低下によって、アメリカだけで年間215億8000万ドルの経済的損失が発生しているとの推計を発表した。迷惑メールを削除するのに1日平均2.8分が費やされ、時間の無駄がちりも積もれば山となっているためだ。
同大のロバート・H・スミス経営大学院が米国のインターネット・ユーザーにアンケートを実施。418人からの回答をサンプルとして、全体像を推計した。削除に要する時間を聞いたところ、28％の人が「30秒以内」と回答、「30秒から1分」が18％、「1分から5分」が26％で、「5分以上」という人も11％いた。
アメリカにはインターネット利用者が1億6940万人いるため、全体では1週間に2290万時間が無駄になっている計算になるという。同国の週平均賃金を724ドルとすると、1週間当たり4億1495万ドルの損失で、それを年換算すると莫大な数字となった。
･･･とある。この調査方法による経済損失の数字の出し方には疑問を感じるところも多いが、このような調査がされたという事は、迷惑メールの対処や、メールの分類といった作業が煩わしいと感じる人が、多いのだと思う。実際に企業を訪問しているとそのような悩みを打ち明けられることが時々ある。
メールチェックでの判断は、最終的には人間が行わなくてはいけない。そのため、この作業をなくす事はできない。しかし、その作業を軽減する事は いくつかある。そのひとつは各メールソフトについているメッセージルール機能の活用である。この機能は届いたメールの差出人、タイトル、メールの内容（本文に含まれる文字）などによって、受信拒否をしたり、自動で削除したり、指定フォルダに分類したり、様々な処理をルール化しておくものである。ただ、この機能はメールソフトによって使い方や出来ることがそれぞれ異なり、場合によってはこの機能自体ついていないメールソフトもあるので注意していただきたい。
例えば、Windows系のソフトに付いているメールソフトOutlookExpressでは以下のようなルールが設定できる。
- 条件
- 送信者にユーザーが含まれている場合
- 件名に指定した言葉が含まれている場合
- メッセージ本文に指定した言葉が含まれている場合
- 宛先にユーザーが含まれている場合
- Ｃｃにユーザーが含まれている場合
- メッセージのサイズが指定したサイズ以上の場合
- メッセージに添付ファイルがある場合 ･･･など
- 処理
- 指定したフォルダに移動する
- 指定したフォルダにコピーする
- 削除する
- 指定したユーザーに転送する
- サーバーからダウンロードしない
- サーバーから削除する ･･･など
↓
先にも書いたように、メールチェックでの判断は、最終的には人間が行わなくてはいけないので、作業の若干の軽減にしかならないかもしれないが、迷惑メールの対処や、メールの分類といった作業が煩わしいと感じる人は一度、試してみてはどうだろうか。
2005年8月1日 宿澤直正 記
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