週末にN氏とのコラボセミナー【UPUPの会】をおこなうので、そのZOOM打合せをしていました。
【UPUPの会】とは前に進む女性を応援するセミナーで2016年から毎年おこなっていましたがコロナで4年ぶりの復活です。
1月にWitsで行ったコラボセミナーと同内容で、この時もですが、N氏と自分はいつもセミナーの集客・運営・設営をやってもらってばかりです。
…なので【UPUPの会】は、「自分たちもセミナーの集客・運営・設営の苦労を知ろう」と始めた裏目的があります。
今回はフワッと「集客」をしたらセミナー・懇親会ともに物理的に満席になり、とてもありがたかったです。
ただ、ここからが「セミナーの運営・設営の苦労を知る」という次の目的になります。
運営・設営も何回も行っており、ある程度ノウハウを身につけたつもりになっていましたが4年ぶりの開催です。
打合せでセミナー開始から懇親会の終了まで当日のシミュレーションをしてみると、結構な見落としが発覚しました。
セミナーテキストをどう配布するか？ 領収書をどのように発行すのか？ 受付までの段取りで何をするのか？ セミナーの進行をどの行うか？ 懇親会をどうスムーズに開始するのか？ 参加者同士がつながるにはどうしたらよいのか…
2時間半みっちり打ち合わせをして、事前に準備すべきことや当日の留意点が明確になりました。
セミナーの運営・設営の大変さを再確認できただけでも、今回の【UPUPの会】を行う意味があると感じました。
講師はちゃんと伝えればよい…と「商工会・商工会議所」や「研修機関」の方々がしてくれていることを「当たり前」に思ってしまいがちです。
役割分担としては講師は「伝えればよい」かもしれませんが、集客・運営・設営の苦労を知ると伝え方も一段よくなれると思います。
余談ですが、N氏との【UPUPの会】の事前打合せは「焼き鳥」を伴うのが通例です。
コロナ前は事前に5回程「焼き鳥」を伴う事前打合せを行っていましたが、セミナー直前になって議事録が通算10行しかない…というピンチによく陥っていました。
毎回、最初の30分でポンコツで酔っぱらってしまうのと、議論が盛り上がって議事録をとり忘れるからです。
そのおかげで数々の「伝説的」出来事が起きたのはよいのですが、真面目に打ち合わせをするとかなり深いところまで議論でき、議事録も残ることがわかり反省しました。
