社内改革プロジェクトのキックオフミーティングとかでよくあるパターンです。
「とりあえず集合！」という号令のもとでみんな一堂に集まったけど、実はゴールや目的が不明瞭という状況です。

自分の場合によくあるのが「IT活用推進」というテーマで各部門のメンバーが集められたけど…って時によくあります。
こういう時に「ITは今の時代に必ず必要だから頑張ろう！」という、やや精神論のトップダウンで理解を求めても無理です。

そういう場合は、ボトムアップ的にメンバーから問題をヒアリング・整理し、メンバーに「やるとしたらどれ？」と議論に参加しやすくすることが大切だと思います。

そして「出来合いの資料」だけで説明するのではなく、メンバーの目の前でホワイトボードなどを使って思考のプロセスを見える化することです。
最初からある程度の方向性の合意ができている場合はよいですが、そうでない場合は「出来合いの資料」のみで押し切ろうとしても、既決感が優先し納得はされにくいです。

かくいう自分も今回のキックオフミーティングで、最初からゴールの落とし所をイメージした「出来合いの資料」でそこに近づけようとしてしまいました。
その結果として、やはり会議は納得はされない雰囲気になり、内心焦り始めました。

そこで、「出来合いの資料」のゴールは捨て、みんなから問題をヒアリング・整理し、「やるとしたらどれ？」と全員に意見をもらいました。
すると「やるとしたらこれ」という絞込みの意見に加えて、「実はこんなこともある」という拡散の意見も出てきます。

出てきた意見をホワイトボードにリアルタイムに図解しながら、一緒にゴールを模索した結果、メンバーが協力的になってくれ、合意のもとでゴールの設定ができました。

今回は、うまくいった例だと思います。
いつもこうなるとは限らない…というか、うまくいく方が稀だと思います。

いつも思いますが、初対面の人が集うキックオフミーティングはゴール設定などの合意が難しいと思います。

いい天気だったので公園で「おにぎり」を頂きました＾＾