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ポイント:図解手法、メリット、デメリット、相手が考える、自然に多くの情報

図解手法をもちいて説明をするメリット・デメリット(1)


図解手法のメリット・デメリットとは

自分の意図を相手に伝え納得してもらう説明の場面が様々なシーンで想定されます。例えば、上司や客先へ、仕事の状況やトラブルの報告する場面、企画や提案をプレゼンテーションする場面など…。 そのような場面で自分の意図を相手に伝え納得してもらう説明を行うには、図解で情報を整理して、図解で説明を行うと効果的だと感じます。

図解手法をもちいて情報を整理・伝達と様々な便利な点があります。一方で気を付ける点もあります。そのメリット・デメリットについて考えてみたいと思います。

【図解手法のメリット1】「相手に考えてもらうことができる」

例えば、電話で自分の事務所の場所を質問されたとします。 その質問に対しての回答は2通りの方法が考えられます。

「地下鉄の鳴子北駅から太子行きのバスに乗って、敷田北で降りて、バス停を左に曲がって、信号を右…」などと文章で説明する方法と事務所付近の地図をメール(最近は住所を伝えれば地図アプリが案内してくますが…)する方法です。

相手に早く伝達できるのは文章で説明する方法です。 相手が考えることなくこちらの言う通りに動いてもらえれば、事務所に到着してもらえることになります。 ただ、文章での説明のどこか一か所を言い間違えたら、また聴き間違えたら、もしくは正しく伝わっていても途中で工事をしていて迂回をせざるをえなくなったら…もう相手は私の事務所には到着できません。

一方で地図(図解)で説明する方法では、地図をみた相手はどのルートで移動するかを考えなければなりません。なので時間は文章で説明するよりかかります。 ただ、自分で考えたルートなので途中で間違えたら修正すればよいですし、工事をしていたとしても自分の考えで迂回をすればいいのです。

また、地図という図解を使うことで、伝えたひとつのルートだけでなく、相手が来やすいルートを判断して選択が可能となります。

相手に考えてもらう

相手に説明する際に図解手法を活用すると、相手に考えもらえます。 相手が自ら考えてくれると一方向の説明では終わりません。相手の疑問や質問を引き出して双方向でちゃんと伝わったかの確認もしやすくなります。

【図解手法のメリット2】「多くの情報を自然に表現できる」

文章表現で説明を行うと、その情報量が増えてしまい要点がわかりづらくなります。 一方の図解手法を使って説明を行うと情報量が多くなっても自然な形で表現できます。

人は実際の情報量の多い少ないではなく、情報量が多いと感じるか感じないかで「その情報取り入れてみようかなぁ」と意識が変わるそうです。 長文より短文、短文より箇条書き、箇条書きより図解の方が「その情報取り入れてみようかなぁ」という気持ちをおこすことができるのです。

また【図解手法のメリット1】でお伝えしたように、実は自然な形なのですが、実は情報量が多い図解だから「相手に考えてもらうことができる」と言えます。

自然に多くの情報を表現

ではなぜ、図解手法だと文章表現よりも自然な感じで多くの情報量を入れられるのでしょうか?

その理由ですが、文章表現には様々な文章を修飾する言葉、接続する言葉、文を締めくくる言葉などが入ります。 図解の場合は、それらの言葉はカットされキーワードの囲み、矢印、配置などで表現されます。 よって多くの情報量でもスッキリ自然に表現することができるのです。

次回は他にもある図解手法のメリットついて考えてみたいと思います。

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2016年01月01日 宿澤直正


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