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ポイント:業務フローのメリット、業務プロセス、業務の効率化、業務の視野を広げる、重複する工程、合理性の乏しい作業分担、ECRS、業務フローで見つかるリスク

業務フロー作成のススメ(3)〜業務フロー作成の狙い(後編)


前回の「業務フロー作成のススメ(2)〜業務フロー作成の狙い(前編)」では、五つある業務フロー作成の狙いのうち、2つについて書きました。 今回は、残りの3つについて書いてみます。

仕事の流れを共有できる(その3)

多くの人や部署が関わって行われる業務では、互いの仕事の関わり合いについて共通認識を持っておくことで、スムーズな仕事運びができます。

業務を行っていると、だんだんと視野が近視眼になってしまうことがあります。 近視眼になると、業務の効率化を自分の仕事だけで考えてしまうようになってしまします。 もっと最悪なのは、今の仕事をこなすのに精いっぱいで、業務の効率化を考えられなくなってしまいます。

業務の効率化は、一人の分より、グループ全体、グループの分より会社全体、会社の分より業界全体の方が効果は大きいです。

なかなか業界全体というわけにはいかないかもしれませんが、業務フローで少しでも大きな仕事の視野を持つと大きな効果の効率化への意識が生まれます。

仕事は一人でしているのではなく、多くの人と協業をしています。 仕事の視野周囲の効率化が実現できれば、当然その恩恵は自分に返ってきますね。

非効率な業務プロセスが発見できる(その4)

業務が誰によって行われ、どのように流れているのかを表現することで、重複する工程や合理性の乏しい作業分担が見つけやすくなります。

業務の「見える化」を業務フローによって行ったのであれば、次はECRSの視点で業務改善を行ってほしいです。

ECRSのE・C・R・Sはそれぞれ、改善の着眼点を意味する英単語の頭文字を取ったものです。

一般的にECRSの並びで改善効果が高いといわれます。 つまり、最初の文字である「E:作業をやめられないか」を探すことが、最も大きな改善効果を得られます。

ECRSを検討するさいにも業務フローはとても役にたちます。

業務プロセス上にあるリスクがわかる(その5)

最後になりますが、業務フローを順に追っていくことで、ミスやトラブルが起きやすい工程をあぶりだすことができます。 業務フローを書いているとリスクが、ある二点で多いことがわかります。

一つはレーンをまたぐ(部門間で情報をやりとりする)ところ、もう一つはひし形(判断)のところです。 下の図の赤丸の部分です。

業務フローのリスク

レーンをまたぐ(部門間で情報をやりとりする)ところでは、どんな情報をもってやり取りするのか明確になっていること。 ひし形(判断)のところでは、判断の基準が客観的であり、それが明確であることです。

全部で5つの業務フローを作成の狙いを見てきましたが、もっといろいろな場面に役に立ちます。 是非、業務フローを役立ててほしいと思います。

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2014年01月27日 宿澤直正


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