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ポイント:時間管理、時間の有効活用、時間を整理・整頓、時間の仕分け、時間の棚卸し、同じ種類の仕事はなるべく連続

時間の有効活用(1)〜時間を整理・整頓してみる


24時間をいかに有効に使うのか

「忙しい…」「時間がない…」って言葉は、自分の中では使うのが恥ずかしい言葉だと思っています。 でも、どうしても調整のできない仕事の話があると、ついついつぶやいてしまいます。

時間管理って「誰でも平等に与えられた24時間という持ち分をいかに有効に使うか」だと考えています。 そのためには、自分なりにいろいろと時間の使い方を工夫しています。

そんな、自分なりのいろいろと時間の使い方を工夫を、少しずつコラムに書いていこうと思います。 まずは「時間を整理・整頓してみる」について書いてみます。

時間を整理・整頓してみるとは?

時間を有効に活用するために、まず考えるとよいことは「時間を整理・整頓してみる」ということです。 5Sでいう最初の2つである「整理・整頓」のことです。 この視点で考えてみると「時間がパニック」と「机の上がパニック」は同じ状況なのではないかと思います。

例えば、仕事の時間は「1日8時間」といったように一定時間が決められているます。 徹夜をした場合、この時間が「1日24時間」ということになりますが、そんな無理は長くは続かないです。 一般的な常識として、仕事の時間を「1日8時間」として考えてみます。

「1日8時間」の中に、1時間半の会議が一つ、1時間の資料作成が二つ、30分の訪問が三つ、15分の連絡が五つ……と仕事が山積み状態になったとします。 このスケジュール調整(時間の整理)に追われる状態が「多忙」であり、手がつけられなくなった状態が「パニック」といえると思います。

この状況は「机の上がパニック」になっているのと似ています。 一定サイズの机に書類が山積みされて、大混乱した状況です。 そうした場合には、散らかった書類を一箇所に集め、仕分け(整理・整頓や分類)をするはずです。 その結果、机の上に「空間」ができてこそ、落ちついて仕事も進めることができるのです。

では「時間がパニック」の場合の対応はどうでしょうか?  散らかった仕事を棚卸し(書き出し)、それの仕分け(整理・整頓や分類)を行います。 つまり「机の上がパニック」と「時間がパニック」の場合では、同じような対応して、解決しているのです。

時間を整理・整頓する際の注意点

時間を整理・整頓する際に注意するとよいことがあります。 それは、資料作成、客先訪問、会議、メール連絡など「同じ種類の仕事は、なるべく連続させてやる」ということです。

仕事をする際に、人は自然とその仕事に合わせた脳の使い方、行動をしています。 別の仕事に切り替わったとき、それなりの脳の使い方、行動に関する「段取り替え」が必要になるのです。 「段取り替え」を多数発生させないようにするには、「同じ種類の仕事は、なるべく連続させてやる」ように、時間(仕事)を整理・整頓すると効率的です。

そのために、まず時間(仕事)を棚卸し(見える化)することが大切だと思います。 「机の上がパニック」になっている状態は、一目でわかります。 しかし、「時間がパニック」になっている状態は、本当にそうなのか、どんな仕事でパニックになっているのか「見えない」ことも多いです。 実際に棚卸し(見える化)すると、思ったほどパニックでないことも多々あります。

まずは、時間の棚卸しから始めてみましょう。

また「同じ種類の仕事は、なるべく連続させてやる」を意識したとき、「細切れの仕事」に関しては、もう少し時間をうまく使う方法があります。 今度は「細切れの仕事」に関する「隙間時間を有効に使う」について考えてみたいと思います。

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2013年11月18日 宿澤直正


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