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ポイント:時間管理、時間の有効活用、隙間時間の有効活用、細切れの仕事、動かせる時間、動かせない時間、モバイルデバイス、クラウドサービス

時間の有効活用(2)〜隙間時間の有効活用


細切れの仕事は隙間時間で片づける

前々回のコラムでは「時間の有効活用」として「時間を整理・整頓してみる」という考え方について書いてみました。 その中で「同じ種類の仕事は、なるべく連続させてやる」と書きました。

ただ「細切れの仕事」に関しては「連続して仕事をする」以外にも、時間をうまく使う方法があることにも言及しました。 今回のコラムでは、「細切れの仕事」に関してうまく時間を使う方法を考えてみます。

もちろん「細切れの仕事」も「連続して仕事をする」方が、効率的に仕事を進めることができます。 しかし、諸事情で「連続して仕事をする」ことができない場合もあると思います。 私も、「細切れの仕事」はついつい「隙間時間にやろう」と思って後回しにしてしまいためてしまうことが多いです・・・。

そのような場合は「隙間時間の有効活用」がポイントになります。 「隙間時間」は「まとまった仕事」で使うことは難しいので、「細切れの仕事」を片づけるのに使うとよいと思います。

キーワードは「動かせる時間と動かせない時間」

隙間時間を有効に活用する際のキーワードは「動かせる時間と動かせない時間」の見極めです。

仕事をスケジュールする際に大切なのは「動かせない時間(仕事)」の把握です。 「動かせない時間」とは、仕事の納期、会議の始まり、乗り物の発車時刻、仲間との待ち合わせ時間・・・など、自分で開始時間や終了時間を勝手に動かすことのできない時間です。

1日の仕事時間に対して、まずは「動かせない時間」を配置していきます。 「動かせない時間」をすべて配置して残った時間が、自分の意志で仕事の順番などを入れ替えてもよい「動かせる時間(仕事)」になります。

具体的には、以下のような流れになります。

  1. 目標実行に必要な仕事を洗出す。
  2. 「動かせない時間(仕事)」をピックアップする。
  3. すべての作業の所要時間を算出する。
  4. 「動かせない時間(仕事)」から順番と開始時間を決めていく。
  5. 最後に、「動かせる時間(仕事)」の順番と開始時間を決める。
時間の配置

「動かせる時間」の中でも、まとまっていない短い時間を「隙間時間」だと考えます。 この「隙間時間」に「細切れの仕事」を割り当てていきます。

隙間時間の活用に欠かせないモバイル

「隙間時間」に「細切れの仕事」を片付けていくのに欠かせないツールがモバイルデバイスです。 スマホやタブレットといった「モバイルデバイス」と、どこでも仕事の環境を得られる「クラウドサービス」を活用すれば、隙間時間をより高度に活用がすることができます。

実際に、自分の場合も、メールのやり取り(Gmail)、アイデアの発想(Evernote)、ブログ・コラムの文章作成…などは、机に向かってすることは少なく、極力、電車などの移動中に終わらせようと試みています。

モバイルで隙間時間

あと一言加えさせていただくなら、隙間時間を有効に使って「体を休める」ことも大切ですね。

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セミナー「時間管理〜時間を有効に使うには」

2013年12月02日 宿澤直正


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