[事務所TOP] [上へ戻る]

ポイント:業務フロー、「見える化」、業務の改善、業務マニュアルの作成、業務のリスク

業務を『見える化』する業務フローとは

本コラム「業務を『見える化』する業務フローとは」は2014年5月16日中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました内容に一部加筆・修正したものです。


業務フローとは何か?

業務フローは業務の流れを「見える化」することで、現状業務を分析し、業務の効率化を進める便利な道具です。

まずは、受注業務を題材に簡単な業務フローの例をお見せします。レーンと呼ばれる部門ごとの枠の中に、業務の流れを順に配置し、矢印でつなぎます。 特徴的な図形としては業務上の判断を表すひし形(図形@)、情報の蓄積場所を表すデータベース(図形A)、出力される伝票(図形B)などがあります。

業務フローの例

業務フローを作成し自分達の業務を俯瞰的にみることで「業務の改善」「業務マニュアルの作成」「部門の作業範囲の確認」「新しく来た社員への業務習得の教材」などに活用できます。

業務フローは業務効率化を促進させる

業務フローとは業務を図解することです。図解は文章に比べてシンプルな情報に加工されるので本筋の理解を進めやすい特徴があります。また、議論をしながら、必要な項目を書きこんだり、書き足したりしやすいので、よりみんなの意見を反映した内容になっていきます。これこそが業務の効率化に欠かせない取り組みになります。

また、業務フローを作成することで、業務の効率化を妨げる「リスク」に当たりを付けることもできます。業務フローから推測されるリスクの個所は2つあります。一つは判断の場所(リスク@)、もう一つはレーンをまたぐ場所(リスクA)です。

「判断の場所」とは、図例では「在庫の数が足りている?」の部分です。この判断基準が曖昧であったり、担当者しかわからない場合は危険です。判断基準を明確にすることでリスクを回避し、効率よく業務を行えるようになります。

もうひとつの「レーンをまたぐ場所」は、図例では「営業部から業務部への発注の依頼」の部分です。レーンをまたぐということは担当部署が切り替わるということです。その切り替わりで正確な情報伝達のルールが明確でない場合は危険です。誰がどんな方法で伝達を行うか明確にすることで、やはりリスクを回避することが可能です。

このように業務フローを書くことは業務の効率化を促進させるのにとても有効な取り組みです。今回紹介した内容は業務フローの良いところのほんの一部を紹介したにすぎません。次回は「業務フローから得られる効果」について、さらに詳しく説明したいと思います。

関連コラム
データと情報、そして知識、知恵へ 2015年01月13日記述
システム見積もりの留意点 2014年12月22日記述
時間管理とライフログ 2014年12月08日記述
プレゼンテーションソフトを使う狙いと留意点 2014年11月24日記述述
スマホの通信費を抑えるために 2014年11月10日記述
SNSに写真をアップするときに気を付けること 2014年10月27日記述
万が一スマホを紛失した時の対策 2014年10月14日記述
スマホのパスワードを肩越しに見られていませんか 2014年09月29日記述
電子メールと賢く付き合うには 2014年09月16日記述
役に立つ情報収集を実現する納得ノウハウ 2014年09月01日記述
IT活用はIT技術と人とのコラボレーション 2014年08月18日記述
IT活用が業務効率化で果たす役割を考える 2014年08月04日記述
隙間時間を有効活用しよう〜スマートフォンの活用 2014年07月21日記述
業務の効率化を進めるクラウドサービス 2014年07月07日記述
業務の効率化とコミュニケーション 2014年06月23日記述
業務フローから得られる効果とは 2014年06月09日記述
業務を『見える化』する業務フローとは 2014年05月26日記述
業務の『見える化』で得るもの 2014年05月12日記述
業務を複雑にするものと向き合う 2014年04月28日記述
ITによる業務効率化の第一歩 2014年04月14日記述
※業務フローについてもっと詳しく知りたい方
業務フロー作成のススメ(3)〜業務フロー作成の狙い(後編) 2014年01月27日記述
業務フロー作成のススメ(2)〜業務フロー作成の狙い(前編) 2014年01月20日記述
業務フロー作成のススメ(1)〜業務フローは何のために作成する 2014年01月06日記述

2014年05月26日 5/16寄稿へ加筆・修正


[事務所TOP] [上へ戻る]

Copyright (C) 2014 宿澤経営情報事務所