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ポイント:業務フロー、見える化、自分の業務を工夫、作業範囲が明確、ECRSの視点

業務フローから得られる効果とは

本コラム「業務フローから得られる効果とは」は2014年5月23日中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました内容に一部加筆・修正したものです。


前回、今回と2週続けて「業務フロー」について考えています。今回は「業務フローから得られる効果」を三つピックアップして説明したいと思います。

前回の復習ですが「業務フロー」は、レーンと呼ばれる部門ごとの枠の中に、業務の流れを順に配置し、矢印でつなぎます。業務の流れを「見える化」できるので、業務の効率化を進めるのにとても便利な道具といえます。

業務フローの例

業務の流れを大きくつかむことができる

まず、一つ目の効果は「業務の流れを大きくつかむことができる」ことです。人が業務を行うときに必要な情報が見えない状態では近視眼的な仕事のやり方に陥ってしまいます。やがて自分で工夫をすることが減り、言われたことをただ淡々とこなすだけになっていきます。

自分の関係する「業務の流れを大きくつかむことができる」と、目の前の霧が晴れて、一段高い視点で、自分の業務を工夫できるようになります。 これは、個人のモチベーションを刺激し、組織のパフォーマンスを上げることにもつながります。これが業務の効率化に取り組める組織の状況だと考えます。

仕事の流れを共有できる

次に二つ目の効果は「仕事の流れを共有できる」ことです。多くの人や部署が関わって行われる業務では、互いの仕事の関わり合いについて共通認識を持つことで、作業範囲が明確になり、スムーズな仕事運びができるようになります。次の工程をより効率化するには、どのような情報をどう提供すればよいかを考えることが欠かせません。

業務の効率化は、一人の分より、グループ全体、グループの分より会社全体の方が効果は大きくなります。また、業務は一人でしているのではなく、多くの人と連携をしているので、自分の周囲の業務が効率化できれば、当然その恩恵は自分に返ってくるのです。

非効率な業務プロセスが発見できる

最後の効果は「非効率な業務プロセスが発見できる」ことです。業務フローを見ることによって、重複する工程や合理性の乏しい作業分担が見つけやすくなります。例えば複数の場所で同じデータを入力していたり、同じ内容のレポートを作成していたり…という無駄の部分です。

業務の効率化を行うにはECRSの視点で業務フローを見ることをお勧めします。ECRSはそれぞれ、改善の着眼点を意味する英単語の頭文字を取ったものです。E(Eliminate:排除)は「業務をやめられないか」、C(Combine:結合)は「複数の業務を一緒にできないか」、R(Rearrange:置換)は「業務の順番を入れ替えられないか」、S(Simplify:簡素化)は「業務をより簡単なものにできないか」を表します。

このように一度業務フローを作成すると、様々な効果を得られます。業務フローは業務効率化に向けての強力なツールと言える理由です。

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2014年06月09日 5/23寄稿へ加筆・修正


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