e-文書法施行について考えること

　国会提出法案

　e-文書法を施行されると真っ先にメリットとして思いつくのは、文書の保存にかかる経費の節減である。現に関連ソリューションプロバイダへの問い合わせは増えているようで、ユーザー企業の関心は確実にたかまっている。しかし、e-文書法は罰則規定が盛り込まれる個人情報保護法とは異なり、文書の電子化の範囲が拡大される、いわば規制緩和であり、４月に施行されたからと言って、すぐに活用しようという企業は少ないと思われる。しかし先に述べたように、ユーザー企業の関心は確実に高まっている。何故であろうか？

　それは、このe-文書法施行が、自社の文書管理に関してのありかたを考える絶好の機会と言えるからである。つまり、保存コストの削減だけでなく、経営戦略として、電子化された文書の活用に意義を見出す先進的な企業が増えていると言える。顧客の中で、過去の文書を画像データとして保存している企業がある。その企業からの依頼で、過去の文書の活用の仕方も含めて、トータルな文書管理を提案してほしいとの依頼をうけている。実現するには様々な課題があるが、ある意味ではタイムリーな依頼といえる。

　既存および新規の文書を電子化した場合、どのようなメリットがあるのであろうか？

　まず第一はやはり文書保存コストの削減である。日本経済団体連合会（経団連）の試算では、紙の書類の保存にかかるコストは税務関係だけで年間3000億円とされている。これを各企業での平均値を求めるのは企業規模、業種が様々な為、あまり意味がないので行わないが、企業にとって一定のコスト削減は期待できるといえる。

　第二のメリットは文書管理システムと基幹システムを連携させて、電子データの有効活用やデータ検索を効率化することが考えられる。様々な文書が電子化されれば、それは経営者にとって、経営の意思決定を迅速に行うための宝の山といってよい。

　第三のメリットは全社でのデータの共有が可能になることである。これには社内ルールの整備、セキュリティの徹底など課題も多いが、データの共有されることによって得られるメリットは非常に大きい。この内容だけで１テーマになってしまうので、今回はそのメリットについての記述は割愛する。後日「ナレッジマネジメント」のテーマで述べさせていただきたいと思う。

　第四のメリットは文書のバックアップが容易になる。これはデータの複製が簡単にできてしまうというデメリットでもあるが、昨今の自然災害の多さを考えると、重要データは保管距離をおいてバックアップしておくことの重要性を感じる。

　一方のデメリットとしては、初期導入や運用にかかるヒト、カネの負担の増大があげられる。

　e-文書法の施行は文書の電子化におけるメリット、デメリットを天秤にかけ、「今後の会社として文書をどのように活用していくか」という大きな経営戦略に関わってくるものだと考える。