ポイント：業務の拡大、システムの継ぎ足し、情報システムとは、混沌と秩序、業務内容、IT資産、棚卸、見える化

業務拡大にともない情報システムでありがちなこと

先日、あるお客さんで「情報システム」に関して話をしたことです。話をしながら、「あれ？　この話って前に別なお客さんでしたことがあるなぁ」って思い出しました。

そのお客さんはあるテーマに特化しながら、そのテーマを多方面に拡大していっています。扱う商品はもちろん、直接販売やネット販売、消費者向けや業者向けなど多岐に業務が広がっています。

その多岐に業務が広がっていることに対する是非はおいといて、このような企業で情報システムの整備に関してよくある状況があります。お客さんも、その状況を危惧して相談をされてきました。

それは、情報システムを継ぎ足し継ぎ足しで増殖させながら使って行くことです。

そもそも情報システムとはなにか？

そもそも情報システムとはなんでしょうか。当たり前ですが、情報によるシステム化です。

では、システムとは何でんしょうか? システムとは混沌とした状態に秩序をもたせるものです。

交通システムしかり、生体システムしかり… つまり、情報システムとは混沌とした情報に秩序を与えて、情報を正確に、使いやすくするものです。

ところが、事業の拡大や、人や部署の増加によって継ぎ足し継ぎ足しで情報システムを増殖させた場合、情報システム自体が混沌としてきます。このような状態では、とても情報に秩序を与えられません。

継ぎ足し継ぎ足しで情報システムを増殖させてきた場合、何処かで見直しが必要です。

見直しは、業務内容とIT資産の棚卸からスタートします。

業務内容に関しては、例えば業務フローなどを使って業務の棚卸しをします。すると、無くせるもの、くっつけれるもの、入れ替えた方が良いもの、もっと単純化できるもの、様々な業務の見直しできます。ここで、業務を見直して、それに必要な情報の精査、そして流れを検討すると良いと思います。

次にIT資産の見直しです。今、保有しているIT資産を棚卸して、必要なもの、不要なものに分類します。その結果、新規に必要なものを、更新が必要なものを明確にし、揃えていくための計画を立てます。

大切なことは、見直しの順番です。

必ず、業務内容の見直しが先で、IT資産の見直しは後です。業務内容が明確でないときに、IT資産を検討してもそこには無駄が発生してしまうからです。

久々に「情報システム」をテーマに書きました。自分の仕事の原点なので、大切したいテーマです。

2014年03月24日宿澤直正記