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ポイント:クラウドサービス、スマートフォン、隙間時間の有効活用、細切れの仕事をかたづける、次の仕事へのウォームアップ

隙間時間を有効活用しよう〜スマートフォンの活用

本コラム「隙間時間を有効活用しよう〜スマートフォンの活用」は2014年7月4日中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました内容に一部加筆・修正したものです。


クラウドサービスと相性のよいスマートフォン

クラウドサービスと非常に相性のよいツールとしてスマートフォン(タブレット端末も含む)があります。その組み合わせは「隙間時間の有効活用」というキーワードで業務の効率化を促進します。多くのクラウドサービスはスマートフォン対応をしており、スマートフォンでクラウドサービスを利用することで「隙間時間を有効活用」するのです。

日々の業務時間には必ず隙間時間が存在します。例えば、打合せと打合せの間に少し空いた時間、客先へ移動する際の電車・バスでの移動時間…など、意識して探せば多くの隙間時間を見つけることができます。それぞれは短いとしても積み上げれば大きな時間になり得ます。その時間を無為に過ごすのはとてももったいない事と思います。

もちろん隙間時間を「休養の時間」に充てるのも一つの考え方ですが、隙間時間を有益に使って早く仕事を終わらすのも一つの考え方です。

隙間時間を有効に活用するにはふたつのアプローチがあると思います。「細切れの仕事をかたづける」「次の仕事へのウォームアップをする」です。

細切れの仕事をかたづける

まず「細切れの仕事をかたづける」ですが、隙間時間の有効活用としてはイメージしやすいと思います。

細切れの仕事とは、メールの返信、得意先への訪問記録、スケジュールの調整など短い時間で完結できる仕事です。クラウドサービスではメールやスケジュール、文書作成のサービスが充実しています。スマートフォンでそれらのサービスを活用して、空いた時間に短い時間で完結できる仕事をこなしていきます。

空いた時間で意識して細切れの仕事をかたづけていくと、得られたまとまった時間で創造的な仕事をすることができます。

次の仕事へのウォームアップをする

もうひとつの「次の仕事へのウォームアップをする」について考えてみます。

企画や提案など自分の考えをまとめる仕事とは、いざ机に向かって思考を開始しようとしても、なかなかエンジンがかからないことがあります。しかし、隙間時間に自分の集めたアイデアの蓄積を眺めることによって頭が動きだし、机に向かった際にスムーズに仕事を開始できることがあります。

「次の仕事へのウォームアップをする」は企画や提案といった業種だけではなく、次の仕事への段取りイメージを隙間時間に行うと考えると、様々な業種にもあてはめられると思います。

クラウドサービスには自分のアイデアや、ボイスメモ、写真、Web記事といったアイデアの源を蓄積しておくサービスがあります。そこに蓄積されたアイデアの源をスマートフォンで隙間時間に眺めることでいざ机に着いた時に、思考回路を動かした状態で仕事をスタートすることができるのです。机について初めて脳を稼働させるのに比べて、隙間時間で脳のウォームアップをしてから仕事を始めるのでは生産性に大きな差が出ます。

作業の効率化の視点では「隙間時間の有効活用」はとても大切な視点だと考えています。是非、隙間時間を有効に使って業務の効率化をして欲しいと思います。

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2014年07月21日 7/4寄稿へ加筆・修正


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