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ポイント:メールの効率化、メールの整理、「分類」と「思考」を分ける、Gmail、アーカイブ機能

電子メールと賢く付き合うには

本コラム「電子メールと賢く付き合うには」は2014年8月29日中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました内容に一部加筆・修正したものです。


メールと賢く付き合う秘訣とは

仕事上のコミュニケーションにメールは欠かせません。みなさんは日々大量に届くメールの対応にどれくらいの時間を使っているでしょうか? もちろんメールは仕事上欠かせないツールですので、その対応にある程度の時間をとられるのはやむを得ないことです。

しかし、出来るのであればメールと賢く付き合い、限られた時間を有効に使いたいと考えることは当然です。

メールと賢く付き合う秘訣は「分類」と「思考」を分けてメールの整理をすることです。

「分類」と「思考」を分けてメールと付き合う 

例えば、メールが溜まってしまうとその「分類」を行うと思います。「返信が必要なメール」「返信が不要なメール」「不要なメール(迷惑メールなど)」などに分けていきます。

ただ、分類をしながら同時に、返信のメールを考えてしまう場合があります。人は同時に二つのことをするのは苦手です。しかし、メールを整理するときにその「分類」と、返信内容の「思考」を同時に行って作業効率を落としている人が意外と多いのです。効率よくメールの整理を行うためにも「分類」と「思考」の切り替えが有効になります。

具体的には、多くのメールソフトにはフォルダを作成しメールを分類することができます。通常メールは「受信トレイ」に溜まっていきます。例えば、返信が必要なメールだけは受信トレイに残し、それ以外は「対応済み」とか送信者毎のフォルダを作成して、そちらに移動させます。

すると受信トレイに残ったメールだけが返信が必要であると「分類」されます。その後に「思考」しながらメールの返信を順次行い、返信が終わったメールは受信トレイから別のフォルダに移動させていきます。これで「分類」と「思考」の切り替えができます。

Gmailの「アーカイブ機能」

Googleが提供するGmailというメールソフトには「アーカイブ機能」があります。アーカイブとはメールを消すことなく受信トレイからメールをなくす機能です。

イメージとして書斎を思い出してください。作業中の書類は机の上にありますが、作業が終われば引き出しに書類はしまわれます。Gmailでは「机の上」が「受信トレイ」で、「書類を引き出しにしまう行為」が「アーカイブ」です。必要な時に引き出しから書類を出すように、アーカイブしたメールは「検索」で見つけることができます。

整理するとGmailでは、メールが届いたら「不要なメール」はすぐにゴミ箱へいれて削除します。「返信が不要なメール」はアーカイブし、「返信が必要なメール」は一旦受信トレイに残し、返信をしたらアーカイブをします。このように「分類」と「思考」を分けながら受信トレイに残っている残作業メールをなくすように意識することで賢くメールと付き合うことができます。

以前に情報収集のノウハウとしてご紹介したGoogleアラートは自分が必要としているキーワードを登録しておくと、それに関するWEB上の新着コンテンツが次々とメールで届けられます。非常に便利なツールなのですが、膨大な量の情報がメールで送られて来ます。気付くと膨大なメールで重要なメールが見つからないなんてことが起きることが想定されます。内容を確認したらすぐにアーカイブといった使い方をお勧めします。

電子メールと賢く付き合う方法は多くの人の関心毎だと思います。今後も継続してノウハウを届けたいと考えております。

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2014年09月16日 8/29寄稿へ加筆・修正


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