ポイント：業務の効率化、クラウドサービスの活用、文書を蓄積・共有、Dropbox、スケジュールの共有化、GoogleCalendar

業務の効率化を進めるクラウドサービス

本コラム「業務フローから得られる効果とは」は2014年6月27日中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました内容に一部加筆・修正したものです。

クラウドサービスによる業務の効率化

ITによる業務の効率化を劇的に進める方法としてクラウドサービスの活用が考えられます。クラウドサービスとは、ユーザーがコンピュータ処理をネットワーク（経由で利用できるサービスのことです。5年ほど前から注目され始めました。

クラウドサービスを活用すれば、自社でITの仕組みを保有することなく、必要なサービスを使用することが可能です。業務の非効率な部分をクラウドサービスの活用で解決できるとしたならば、効率化を格段に進められる可能性があります。二つほどケースをみてみます。

クラウド上に文書を蓄積・共有し業務の効率化

例えばクラウド上に文書を蓄積・共有するサービス（例えばDropboxのような…）を考えてみます。ある企業では顧客に提案書を頻繁に出す機会があります。これまで培った提案ノウハウが社内に蓄積されており、過去の実績に裏付けされた提案ストーリは顧客の信頼を得て成約につながる機会が多かったそうです。

ところが最近は顧客のニーズが多様化し、提案場面で「あの時の提案資料がここで見せられれば…」と思うことが増えたそうです。つまり提案は、あらかじめ作られたストーリだけではなく、その場でのニーズへの返答が求められるようになったのです。

そのため、過去に作成した提案資料をクラウド上で蓄積・共有しておき、ニーズに合わせて必要となった提案資料をそのタイミングでピックアップして見せられるようにしました。クラウド上にある過去の膨大な提案資料が提案時に使えるようになり、提案書作成時に必要資料の取捨選択に要する時間を削減することができ効率化が実現できました。

スケジュールの共有化による業務の効率化

次はスケジュールの共有化（例えばGoogleCalendarのような…）による業務の効率化です。スケジュールの共有化は情報共有に使われるグループウェアといわれるソフトウエアでは標準機能としてついている場合が多いです。そのため、社内のメンバーでのスケジュールの共有化は比較的早くから実現されていました。

ただ、ある企業では社外の人を巻き込んだスケジュールの調整に苦労をしていました。その理由として、社外の人に自社のグループウェアを使ってもらうことはセキュリティ上問題があり、社内のスケジュールが外部に漏れてしまうリスクがあるためです。しかし、スケジュール調整には、個々のスケジュールの詳細情報は必要がありません。全員のその時間が空いているかどうかだけわかればよいのです。

クラウドサービスでもスケジュールの共有サービスは早くから充実しています。GoogleCalendarには、自分以外にはスケジュールの詳細は表示せず（例えば「busy」とだけ表示し）、その時間に予定が入っているかどうかだけを見せる設定ができるサービスがあります。つまり詳細情報を見せることなくスケジュールを共有することで、社外の人とのスケジュール調整が大幅に効率化されるのです。

クラウドサービスは日々進歩しています。ITによる業務効率化の強力な武器として選択の候補に挙げてみてはどうでしょうか？

2014年07月07日宿澤直正 6/27寄稿へ加筆・修正

[事務所TOP] [コラム一覧へ]