ポイント：プレゼンテーション、PowerPoint、スライドの切り替え効果、プレゼンターが主役

プレゼンテーションソフトを使う狙いと留意点

本コラム「プレゼンテーションソフトを使う狙いと留意点」は2014年11月07日中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました内容に一部加筆・修正したものです。

プレゼンテーションを行う機会が増えている

PowerPointなどのプレゼンテーションソフトを活用して、プレゼンテーションを行う機会は、企業において多々あります。お客様への提案、経営方針の発表、採用時の会社案内など…場面を挙げればきりがありません。その良し悪しが会社経営に大きくかかわる可能性があり、プレゼンテーションソフトを使う狙いと留意点を考えておくとよいと思います。

プレゼンテーションソフトを使う狙い

まずは狙いですが、プレゼンテーションソフトを使うことによりグラフや図解、そして写真、動画など多様な情報を統合してプレゼンテーションを行うことができます。それらは相手に刺激を与え、スクリーンに惹きつけることができます。これはわかりやすい狙いです。

私が大切だと思う狙いは「スライドの切り替え時に相手の思考も切り替えられる」という点です。多くのプレゼンテーションソフトではスライド単位に情報を整理してプレゼンテーション資料を作成します。そして、プレゼンテーション時にはスライドを順に切り替えながら相手に伝えていきます。スライドを切り替えることで、相手の思考も切り替えることができので、相手に明確にテーマの区切りを伝えます。前のテーマを引きずり集中力を欠如することなく、今のテーマに集中することができるのです。ある意味、「紙芝居」と同じ効果があるのです。

プレゼンテーションソフトを使う留意点

では、プレゼンテーションソフトを使う際の留意点は何があるでしょうか？　それはプレゼンターが不在にならないことです。狙いであげた「多様な情報を統合してプレゼンテーションが行える」が逆に仇になり、プレゼンテーション資料が主役になってしまう場合があります。

前にあるプレゼンテーションを聴いたときの事です。そのプレゼンテーション資料は素晴らしいもので、アニメーションなどプレゼンテーションソフトの機能を多用し、とても目を引くものでした。しかし、プレゼンターはプレゼンテーション用のノートパソコンの前に座り、ノートパソコンにほぼ隠れた状態でした。そのままポインターで指しながらプレゼンテーションを行ったため、プレゼンターが不在になってしまったのでした。

プレゼンテーションソフトを使う際に留意してほしいのはプレゼンテーション資料に負けないようにプレゼンターの存在を印象付けることです。例えば、プレゼンテーション資料だけに頼るのではなくホワイトボードを併用します。字の上手い下手は関係なくホワイトボードにプレゼンターが書いたキーワードは印象に残ります。また、指し棒を活用しプレゼンター自身が目印となってキーワードを指し示すことでそれを印象付けることができます。会場が大きすぎるプレゼンテーションでは難しいですが、普通の会議室ぐらいの会場であればどちらも有効です。

プレゼンテーションの機会を得ることは大きなチャンスです。そのチャンスを自ら作ったプレゼンテーション資料に負けてしまい印象に残らない…なんてことは避けたいものです。

2014年11月24日宿澤直正 11/07寄稿へ加筆・修正

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