ポイント：業務フロー、「見える化」、業務の改善、業務マニュアルの作成、業務のリスク

業務を『見える化』する業務フローとは

本コラム「業務を『見える化』する業務フローとは」は2014年5月16日中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました内容に一部加筆・修正したものです。

業務フローとは何か？

業務フローは業務の流れを「見える化」することで、現状業務を分析し、業務の効率化を進める便利な道具です。

まずは、受注業務を題材に簡単な業務フローの例をお見せします。レーンと呼ばれる部門ごとの枠の中に、業務の流れを順に配置し、矢印でつなぎます。 特徴的な図形としては業務上の判断を表すひし形（図形①）、情報の蓄積場所を表すデータベース（図形②）、出力される伝票（図形③）などがあります。

業務フローを作成し自分達の業務を俯瞰的にみることで「業務の改善」「業務マニュアルの作成」「部門の作業範囲の確認」「新しく来た社員への業務習得の教材」などに活用できます。

業務フローは業務効率化を促進させる

業務フローとは業務を図解することです。図解は文章に比べてシンプルな情報に加工されるので本筋の理解を進めやすい特徴があります。また、議論をしながら、必要な項目を書きこんだり、書き足したりしやすいので、よりみんなの意見を反映した内容になっていきます。これこそが業務の効率化に欠かせない取り組みになります。

また、業務フローを作成することで、業務の効率化を妨げる「リスク」に当たりを付けることもできます。業務フローから推測されるリスクの個所は２つあります。一つは判断の場所(リスク①)、もう一つはレーンをまたぐ場所(リスク②)です。

「判断の場所」とは、図例では「在庫の数が足りている？」の部分です。この判断基準が曖昧であったり、担当者しかわからない場合は危険です。判断基準を明確にすることでリスクを回避し、効率よく業務を行えるようになります。

もうひとつの「レーンをまたぐ場所」は、図例では「営業部から業務部への発注の依頼」の部分です。レーンをまたぐということは担当部署が切り替わるということです。その切り替わりで正確な情報伝達のルールが明確でない場合は危険です。誰がどんな方法で伝達を行うか明確にすることで、やはりリスクを回避することが可能です。

このように業務フローを書くことは業務の効率化を促進させるのにとても有効な取り組みです。今回紹介した内容は業務フローの良いところのほんの一部を紹介したにすぎません。次回は「業務フローから得られる効果」について、さらに詳しく説明したいと思います。

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セミナー「業務フローの書き方と業務改善の視点」

2014年05月26日宿澤直正 5/16寄稿へ加筆・修正

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